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【PC用】Gmailで受信したメールに自動でラベルを振り分ける方法

Google

Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で使えるGmail。

そのため、仕事でもプライベートでも重宝してラフに使えるメールアドレスですが、その分、メールが頻繁に来て確認やメール整理に一苦労・・・。

なんてことはないでしょうか。

そこで、Gmailの便利な機能として、受信したメールに自動でラベルを振り分けることができます。

この振り分け設定をしておくことで、例えばAmazonから届いたメールには自動的に「Amazon」ラベルを付けることができますので、メールひとつひとつに個別でラベルを付ける手間が省けます。
特定の相手からのメールを確認しやすくもなり、非常に効率的にGmailを使いやすくできる機能の一つです。

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まずは振り分け先のラベルを作りましょう!

メールの自動振り分け設定を行う前に、振り分け先のラベルを事前に作っておきましょう。

Gmail上のラベルの考え方と作成方法については、こちらの記事を参考にしてください。

【PC用】Gmailのラベルはフォルダ以上に振り分けやすい
Gmailで『受信したメールをフォルダで振り分けしたいが、どうやってフォルダを作ればいいの?』という疑問に答えます。Gmailにはフォルダという概念がなくラベルという機能が備わっています。ラベル機能でフォルダ以上に便利にメールを整理できます。
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受信したメールに自動でラベルを振り分ける方法

この記事内では、PCを使っての操作方法の画像を使用しています。

[Gmail]のメイン画面から、自動振り分けしたいメールの左側にチェックを付け選択します。
その後、上部の「…」アイコンから「メールの自動振り分け設定」をクリックします。

Gmailの自動振り分け01

次の画面で振り分けのルールを設定します。

選択したメールの、受信メールアドレスが「From」の初期値に入っています。このメールアドレスに対して振り分け対象にする場合は、そのままの値で大丈夫です。その他に振り分けルールが必要な場合には、該当する項目を入力してください。

ルールが決まったら「フィルタを作成」ボタンを押します。

Gmailの自動振り分け02

次の画面では、振り分けの条件に該当するメールをどうするか?を決めます。

ここでは「ラベルを付ける」の右側から振り分けたいラベルをプルダウンから設定します。

また、既に受信済みのメールに対しても同様の振り分けルール(ラベル付与)を適用したい場合には、下部の「*件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを付けます。

最後に、「フィルタを作成」ボタンを押します。

Gmailの自動振り分け03

一番上の「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」にチェックを付けると、振り分けの条件に該当するメールは「受信トレイ」に表示されなくなり、振り分けにそった表示のみになります。

これで自動振り分けの設定は完了です。

振り分けの条件に該当するメールが、指定したラベル上に表示されているはずです。

Gmailの自動振り分け04

これから受信するメールにもこの自動振り分けのルールが適用されますので、日々溜まっていくメールもこれでラベル毎に管理ができるようになります。

また、自動振り分けの条件を変更・削除する場合には、どこの画面からでもいいので、右側にある歯車マーク(設定アイコン)をクリックして、その中の「設定」を選択します。

Gmailの自動振り分け05

「フィルタとブロック中のアドレス」タブを選択すると、作成したフィルタが表示されます。

該当のフィルタの右に「編集」「削除」ボタンがありますので、こちらから変更・削除ができます。

Gmailの自動振り分け06

さらに、この画面からの新規にメールの自動振り分け設定を作成することも可能です。
下部にある「新しいフィルタを作成」を押して設定を追加できます。

Gmailの自動振り分け07

このように、受信済みのメール。これから受信するメールに対して、「自動振り分け設定」を行うだけで、メール整理がグッと楽になり、簡単にメール整理できるようになります。

Gmailを使う時に必須な設定となりますので、ぜひ活用してください。
それでは、本日の手順は以上となります!