「Gmail」でメールの受信を行っていると、どうしても疑問に思うことがあると思います。
『受信したメールをフォルダで振り分けしたいが、どうやってフォルダを作ればいいの？』
実は、Gmailにはフォルダという概念がありません。
他のメールソフト同様にフォルダを作ってそこに受信したメールを移動・振り分けといった事ができません。
その代わり、Gmailには『ラベル』という機能が備わっています。
この『ラベル』機能を使うことで、フォルダ以上に便利にメールを整理してつかうことができます。
フォルダとラベルの違い
フォルダとラベルの違いについては、簡単に言うと
- メール自体をフォルダに移動するので、メールは1箇所のみからしか確認できない。
- ラベルの整理方法は、そのメールに印を付けるだけなので、メールは複数の箇所から確認できる。
といったことになります。
考え方については、以下の通りになります。
フォルダの考え方
PC上でファイルの格納でも使っているフォルダの考え方と同様で、その場所にしかファイルが存在しません。
一般的なメールソフトのフォルダも同様で、例えば［受信ボックス］から［ネットショッピングA］というフォルダに受信メールを移動したら、そのメールは［ネットショッピングA］のフォルダの中にしか存在しません。
当たり前ですが、［ネットショッピングB］のフォルダの中には、そのメールは存在しません。
（※イメージ図）
ラベルの考え方
ラベルとは、印やタグといった役割になります。
メールに対してラベル（印やタグ）を付けることでき、そのラベルが付いているメールをひとまとめにして表示することができますので、フォルダと同様にメールを整理をすることができます。
また、一つのメールにラベルは複数付けることができますので、例えば［ネットショッピングA］と［ネットショッピングB］のラベルをつけることで、一つのメールを［ネットショッピングA］と［ネットショッピングB］のそれぞれから表示することができます。
そのため、一つのメールを複数の箇所から表示することができます。これがフォルダとラベルの整理方法の大きな違いです。
（※イメージ図）
Gmailでラベルを作る方法
それでは実際に、ラベルを作ってGmailのメール整理方法を確認しましょう。
新しいラベルを作成してメールに振り分ける
まずは、Gmailサイト（https://www.google.com/gmail/）にアクセスします。
（Googleアカウントにログインしていない場合は、取得済みのアカウントでログインしてください）
［Gmail］のメイン画面が表示されますので、「受信トレイ」からラベルを付けたいメールの左側にチェックを付け選択します。
その後、上部の「ラベル」アイコンをクリックします。
ラベルを付けるメニューが表示されますので、「新規作成」を選択します。
新しいラベル作成画面が表示されますので、「ラベル名」を入力して「作成」ボタンを押します。
作成したラベルは左側メニュー内に表示されます。
また、選択していたメールには作成したラベルが付与されます。
これでラベル作成は完了です！
ラベルに色を設定する
このままでも良いのですが、せっかくなのでラベルに色を付けて、識別しやすくしてみましょう。
［Gmail］のメイン画面で、左側のメニューから色を付けたいラベルの右側にある「…」を選択します。
表示されたメニューから、「ラベルの色」を選択して、お好きな色を指定します。
ラベルに色を指定すると、左側メニュー内のラベル名アイコン。及び、そのラベルが付与されているメール上に色が付きますので、どのラベルが付いているのかが識別しやすくなります。
ラベルの下にラベルを作る方法
勘がいい方はお気づきだと思いますが、ラベルの下にもラベルを作ることができます。
ラベルの下にラベルを作る方法は、新規にラベルを作る方法とほとんど一緒です。
まず、そのラベルを付けたいメールを選択して、上部の「ラベル」アイコンから「新規作成」をクリックします。
ラベル作成画面で「ラベル名」を入力して、『次のラベルの下位にネスト』にチェックを付けて、どのラベルの下に作成するかを選択します。
※ネストという言葉が、そのラベルの下にラベルを作る意味と思ってください。
（ここでは、Amazonのラベルの下に「注文確認」というラベルと作ります）
これでラベルの下にラベルが作成され、指定したメールにもそのラベルが付与されます。
「Amazon」の下に『注文確認』のラベルが作成されました。
『注文確認』のラベルをクリックすると、ラベル作成時に選択していたメールが表示されます。
ちなみにこのメールには、最初に作成した「Amazon」のラベルも付いているので、「Amazon」のラベルを選択しても、このメールが表示されることになります。
ラベルだけを作る方法
いままでの手順では、ラベルを作ると同時に、選択しているメールにそのラベルを付与する手順でした。
メールにラベルをつけるのは後で整理しながら行いたいなどの場合、まずはラベルだけを作る方法もあります。
どこの画面からでもいいので、右側にある歯車マーク（設定アイコン）をクリックして、その中の「設定」を選択します。
設定画面が表示されますので、「ラベル」タブを選択します。
「ラベル」タブで表示した画面の最下部に、ラベル項目がありますので、その中の「新しいラベルを作成」をクリックします。
ラベル作成画面が表示されますので、今まで通りラベル名を入力して「作成」ボタンをクリックします。
（ラベルの下にラベルを作る場合は、「次のラベルの下位にネスト」にチェックを付けて上位ラベルを指定します）
これでラベルだけの作成が完了です。
下の画像は、「Amazon」ラベルの下に「発送状況」ラベルを作った状態です。まだメールにラベルを指定していないので、「発送状況」ラベルをクリックしてもメールは表示されません。
このように、メールにラベルを付けることで、今までのメールソフトのフォルダ管理と同等以上にメールを整理できるようになります。
Gmailを使う時に必須な設定となりますので、ぜひ活用してください。
それでは、本日の手順は以上となります！